Smart Signage Support

Bereich: Nutzer & Rechte

  • Nutzergruppen

    Mit Nutzergruppen teilen Sie Ihr Team auf, zum Beispiel nach Abteilung oder Standort. Mitglieder sehen und bearbeiten nur Inhalte, Playlisten und Player ihrer eigenen Gruppen.

    So wirken Gruppen

    • Die Standardgruppe gibt es bei jedem Kunden. Ihr gehören alle Nutzer an.
    • Jeder Inhalt, jede Playliste und jeder Player gehört zu einer Gruppe.
    • Ist ein Element für alle Nutzergruppen freigegeben, dürfen alle es sehen und verwenden, aber nur die eigene Gruppe darf es bearbeiten.
    Die Playliste gehört zu …Vertrieb (Standardgruppe und Vertrieb)Verwaltung (nur Standardgruppe)
    Standardgruppesehen, bearbeiten, verwendensehen, bearbeiten, verwenden
    Gruppe Vertriebsehen, bearbeiten, verwendennichts
    Gruppe Vertrieb, für alle freigegebensehen, bearbeiten, verwendensehen, verwenden

    In der StaffNews-App wirken Gruppen genauso: App-Nutzer sehen nur die Inhalte ihrer Gruppen.

    Gruppe anlegen oder löschen

    1. Öffnen Sie Account › Nutzergruppen.
    2. Klicken Sie oben auf + und geben Sie der Gruppe einen Namen.

    Zum Löschen öffnen Sie die Gruppe und wählen Aktionen › Nutzergruppe löschen.

    Nutzer einer Gruppe zuordnen

    1. Öffnen Sie Account › Mein Team.
    2. Klicken Sie auf den gewünschten Nutzer.
    3. Klicken Sie im Bereich Nutzergruppen auf Nutzergruppe hinzufügen.
    4. Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen und klicken Sie auf Nutzergruppen zuweisen.

    Um einen Nutzer aus einer Gruppe zu nehmen, klicken Sie im Bereich Nutzergruppen beim Eintrag auf das ×. Jeder Nutzer muss mindestens einer Gruppe angehören.

    Inhalte, Playlisten und Player zuordnen

    Die Gruppe wählen Sie direkt am Element, jeweils im Bereich Eigenschaften:

    • Inhalte unter Inhalte › Bibliothek und den übrigen Punkten im Menü Inhalte
    • Playlisten unter Smart Signage › Playlisten
    • Player unter Smart Signage › Player

    Wählen Sie im Feld Nutzergruppe die Gruppe aus. Soll das Element für alle da sein, schalten Sie zusätzlich Für alle Nutzergruppen freigeben ein. Speichern Sie danach.

    Tipp
    Die Gruppe können Sie auch schon beim Hochladen wählen, siehe So laden Sie eine Datei hoch.

  • Rollen und Rechte

    Rollen legen fest, was ein Nutzer im Admin Center tun darf. Ein Nutzer kann mehrere Rollen haben. Was er dabei sieht, steuern Sie zusätzlich über Nutzergruppen.

    Rollen für das Admin Center

    RolleDarfLizenz
    Signage Tenant AdminNutzer, Rollen und Nutzergruppen verwaltenBasis
    Signage ManagerAlle Inhalte, Playlisten und Player verwaltenBasis
    Medien und Skills ManagerInhalte verwalten: Bilder, Videos, Vorlagen, RSS-Feeds, WetterPremium oder Enterprise
    Bibliothek ManagerNur Bilder und Videos in der Bibliothek verwaltenPremium oder Enterprise
    Message ManagerNur Inhalte aus Vorlagen verwaltenPremium oder Enterprise
    Playlist ManagerNur Playlisten verwaltenPremium oder Enterprise
    Player ManagerNur Player verwaltenPremium oder Enterprise
    Playlist (nur lesen)Playlisten ansehen, nicht bearbeitenPremium oder Enterprise
    Player (nur lesen)Player ansehen, nicht bearbeitenPremium oder Enterprise
    Touch App ManagerDas Touch-Menü verwaltenPremium oder Enterprise
    Kampagnen ManagerKampagnen erstellen und verwaltenErweiterungsmodul
    Kampagnen (nur lesen)Kampagnen ansehen, nicht bearbeitenErweiterungsmodul
    Analytics (Dashboards)Auswertungen in den Analytics-Dashboards ansehenErweiterungsmodul

    Der erste Nutzer Ihres Unternehmens hat die Rollen Signage Tenant Admin und Signage Manager. Neu eingeladene Nutzer bekommen automatisch die Rolle Signage Manager.

    Rollen für die StaffNews-App

    RolleDarf
    StaffNews ManagerDie App im Admin Center verwalten: Beiträge erstellen und veröffentlichen, Push-Benachrichtigungen senden
    StaffNews UserDie App mit persönlichem Login nutzen
    StaffNews ModeratorIn der App Kommentare und Beiträge von Nutzern löschen

    Rolle zuweisen oder entziehen

    1. Öffnen Sie Account › Mein Team.
    2. Klicken Sie auf den gewünschten Nutzer.
    3. Klicken Sie im Bereich Rollen auf Rolle hinzufügen.
    4. Wählen Sie die Rolle aus und klicken Sie auf Rolle zuweisen.

    Um eine Rolle zu entziehen, klicken Sie im Bereich Rollen beim jeweiligen Eintrag auf das ×.

  • Nutzer verwalten

    Voraussetzung
    Für die Nutzerverwaltung brauchen Sie die Rolle Signage Tenant Admin.

    Nutzer einladen

    1. Öffnen Sie Account › Mein Team.
    2. Klicken Sie oben rechts auf Nutzer einladen.
    3. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Einladen.

    Der neue Nutzer bekommt eine E-Mail mit einem Link, über den er sein Passwort festlegt. Er hat automatisch die Rolle Signage Manager und darf damit Inhalte, Playlisten und Player verwalten.

    Soll der Nutzer weniger dürfen, ändern Sie seine Rollen, siehe Rolle zuweisen. Hat die Einladung ihn nicht erreicht, wählen Sie am Nutzer unter Aktionen den Eintrag E-Mail erneut senden.

    Angaben ändern

    1. Öffnen Sie Account › Mein Team.
    2. Klicken Sie auf den gewünschten Nutzer.
    3. Wählen Sie oben rechts Aktionen › Bearbeiten, ändern Sie die Angaben und speichern Sie.

    Im Bereich Eigenschaften stehen unter anderem Name, E-Mail, Personalnummer, Telefonnummern, Abteilung und Standort sowie die letzte Anmeldung.

    Nutzer deaktivieren oder löschen

    Verlässt jemand das Team, deaktivieren Sie den Nutzer. Er kann sich dann nicht mehr anmelden, bleibt aber erhalten und lässt sich später wieder freischalten.

    1. Öffnen Sie Account › Mein Team.
    2. Klicken Sie auf den gewünschten Nutzer.
    3. Wählen Sie oben rechts Aktionen › Benutzer deaktivieren.

    Deaktivierte Nutzer sehen Sie, wenn Sie in der Liste den Filter Inaktive Nutzer wählen. Dort aktivieren Sie sie über Aktionen auch wieder.

    Wichtig
    Über Aktionen › Benutzer löschen entfernen Sie einen Nutzer endgültig. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Deaktivieren ist meist die bessere Wahl.

  • Nutzer importieren

    Mit dem Import legen Sie viele Nutzer auf einmal an oder ändern sie. Das ist vor allem praktisch, wenn Sie alle Mitarbeitenden für die StaffNews-App freischalten.

    Excel-Liste vorbereiten

    1. Öffnen Sie Account › Mein Team und klicken Sie oben rechts auf Import.
    2. Wählen Sie Vorlage herunterladen für eine leere Liste oder Nutzer exportieren, um die vorhandenen Nutzer zu bearbeiten. Sie erhalten die Liste per E-Mail.
    3. Tragen Sie neue Nutzer ein oder ändern Sie bestehende.
    FeldHinweis
    Benutzername, Vorname, NachnamePflichtfelder
    E-Mail-AdresseOptional. Nutzer der StaffNews-App brauchen keine.
    PasswortOptional. Ohne Angabe erzeugt das Admin Center eines und schickt es in der Bestätigungs-E-Mail zum Import.
    NutzergruppenOptional, siehe Schritt 2 des Imports.

    Regeln für Passwörter
    Ein Passwort in der Liste braucht mindestens 8 Zeichen, je einen Groß- und Kleinbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen aus ()!@#$%&*+=:;,.?.

    Liste importieren

    1. Öffnen Sie Account › Mein Team und wählen Sie Import › Nutzer importieren. Der Import läuft in drei Schritten.
    2. Verarbeitung der Nutzer: Wählen Sie, was mit den Nutzern passieren soll (siehe Tabelle unten).
    3. Verarbeitung der Nutzergruppen: Wählen Sie, wie die Gruppen aus der Liste übernommen werden.
    4. Datei hochladen: Wählen Sie die Excel-Liste über Datei auswählen aus.
    VarianteWas passiert
    Nur Nutzer hinzufügen / aktualisierenNeue Nutzer werden angelegt, bestehende aktualisiert. Es wird niemand gelöscht.
    Vollständiger Abgleich aller NutzerWie oben, zusätzlich werden Nutzer gelöscht, die nicht mehr in der Liste stehen.
    Nutzer löschenAlle Nutzer aus der Liste werden gelöscht.

    Wichtig
    Beim vollständigen Abgleich und beim Löschen fragt das Admin Center zur Sicherheit nach. Gelöscht werden dabei nur Nutzer, die per Import angelegt wurden. Einzeln eingeladene Nutzer bleiben erhalten.

    GruppenBeispiel: Nutzer ist in Gruppe A, in der Liste stehen B und C
    Nur hinzufügenNach dem Import ist er in A, B und C.
    Vollständiger AbgleichNach dem Import ist er in B und C.

    Optional legt der Import Gruppen, die es noch nicht gibt, automatisch an. Jeder neue Nutzer kommt außerdem immer in die Standardgruppe.

    Häufige Fragen

    Bekommen importierte Nutzer eine E-Mail mit ihrem Passwort?
    Nein. Weil Nutzer auch ohne E-Mail-Adresse angelegt werden können, verschickt der Import keine Benachrichtigung. Geben Sie Benutzername und Passwort selbst weiter, zum Beispiel mit der Serienbrief-Vorlage.

    Warum steht vor dem Benutzernamen eine lange Zeichenfolge?
    Importierte Benutzernamen beginnen mit einer Kennung, die den Nutzer eindeutig macht, etwa 9e81f6f1-…_Max Mustermann. Zum Anmelden genügt der Teil nach dem Unterstrich.

  • Nutzer und Rechte im Überblick

    Im Admin Center arbeiten Sie meist nicht allein. Drei Dinge legen fest, wer was tun kann:

    Nutzer

    Wer Zugang hat. Sie laden Kolleginnen und Kollegen per E-Mail ein oder importieren viele Nutzer auf einmal.

    Rollen

    Was jemand tun darf, zum Beispiel nur Playlisten bearbeiten oder Player nur ansehen.

    Nutzergruppen

    Was jemand sieht. Inhalte, Playlisten und Player einer Gruppe sehen nur deren Mitglieder.

    Wer darf das?
    Nutzer, Rollen und Gruppen verwalten nur Nutzer mit der Rolle Signage Tenant Admin. Fehlt Ihnen der Menüpunkt Account › Mein Team, wenden Sie sich an die zuständige Person in Ihrem Unternehmen.

    Alle Anleitungen